Para continuar con el recuento de la logística y las necesidades al llevar un espectáculo a distintas ciudades que puede abarcar un tour, en esta ocasión enlistaremos los factores que nunca deben olvidarse, y que fortalecen el quehacer del productor.

Realización y actividades del gerente de gira
Al emprender una gira, el gerente adquiere muchas responsabilidades y funciones que son difíciles de imaginar antes de iniciar el viaje. En gran medida, depende de él que las presentaciones y todas las actividades se realicen de acuerdo con lo planeado. A continuación se enumeran algunos de los aspectos más importantes que el gerente debe tomar en cuenta para la realización de una gira artística y que deberá negociar, gestionar, tramitar e intentar resolver oportuna y anticipadamente, de preferencia antes de iniciar el viaje, aunque en muchas ocasiones, sobre todo en los casos de giras internacionales, todos los detalles se definen con precisión cuando faltan de 50 a 30 días para viajar, aunque las gestiones hayan comenzado muchos meses atrás:

· Considerar y analizar la invitación, confirmación o carta compromiso por parte del productor o gestor de la gira.

 
 · Redactar una respuesta formal en la que se solicite definir los aspectos que no estén claros en la invitación, así como los tiempos límite para cumplir con las expectativas de información, los materiales requeridos por el productor y los mecanismos de comunicación que se establecerán; la estructura organizativa de la sede para conocer a los interlocutores correspondientes y tratar los aspectos técnicos, logísticos, operativos, administrativos, legales y promocionales respectivos.
· Preparar y enviar el cuestionario de gira de la compañía para que el productor conozca los detalles, características y necesidades el grupo.
· Enviar puntual y eficientemente los documentos y materiales que sean requeridos por el productor y por la compañía, tanto a nivel técnico (cuestionarios, fichas técnicas o riders y planos), como a nivel logístico, promocional y legal. Conviene llevar un registro de cada uno de los envíos realizados tanto por paquetería como por escrito, así como registrar lo que se recibe.
· Cuando el idioma oficial de la sede es distinto al de la compañía visitante, el gerente tiene la responsabilidad de traducir la información que enviará al productor en el idioma acordado, traducir la información de los papeles de trabajo a los miembros de la compañía. Si no domina el idioma practicado en la sede, debe solicitar con anticipación la presencia de un traductor.

· Coordinar la firma oportuna de los contratos y/o convenios. Se recomienda buscar la asesoría legal de un especialista para la correcta interpretación de cada una de las cláusulas del contrato. En los casos de giras al extranjero, conviene llevar la información correspondiente de la Embajada y/o Consulado y notificar a la Secretaría de Relaciones Exteriores el motivo del viaje.
· Detallar las fichas personales de cada una de las personas que viajan, se requiere contar con la información necesaria y fotocopia de los documentos que se especifiquen.
· Se recomienda que los jóvenes (menores de 30 años) investiguen la posibilidad de tramitar y contar con credenciales de descuento para ciertos gastos y consumos.
· Organizar los inventarios de la producción, especificando peso, dimensiones, valor estimado de la carga y de cada pieza en dólares, y el volumen total calculado.
· Coordinar con el productor el traslado de la compañía, los itinerarios de viaje y las necesidades de transportación local considerando la carga y el equipaje que lleva el grupo; en este sentido, es importante conocer la normatividad vigente en cada medio de transporte, así como las distancias entre el hotel y los lugares donde se llevarán a cabo las actividades.
· Se recomienda buscar un agente de viajes competente, objetivo y, de preferencia, con experiencia en viajes de grupos artísticos.
· Cuando se viaja a otros países en los que se requiere pasar por migración, se recomienda unificar en el grupo el discurso que se dirá durante el interrogatorio individual, con el fin de evitar confusiones y malos entendidos que puedan perjudicar el ingreso del grupo a ese país.

 


· Prevenir y definir la compra de seguros de gastos médicos con amplia cobertura (nacional e internacional).
· Gestionar el hospedaje del grupo enviando al productor y al hotel una relación con los nombres completos de los miembros de la compañía, determinando el número de habitaciones requeridas.
· Garantizar la alimentación para la compañía.
· Coordinar la agenda de trabajo con el productor, en la cual se debe especificar el día, la fecha, la hora y la actividad, tanto de descarga, montaje, ensayos, funciones, desmontaje y actividades de residencia, como de entrevistas, visitas turísticas, etcétera.
· Se recomienda considerar la posibilidad de que el personal técnico viaje anticipadamente para resolver el montaje junto con el staff del foro y así ganar tiempo. Lo mismo ocurre cuando se cuenta con una persona encargada de la promoción.
· Elaborar la relación de locaciones en las cuales tendrán lugar las actividades artísticas, de prensa, promoción, entre otras.
· Elaborar los presupuestos específicos de la gira y organizar la forma de administrar los recursos.
· Supervisar la calidad y el envío oportuno del material promocional.

 

 

 


· Investigar las reglas locales de operación de cada sede en particular (normatividad, seguridad, salud fitosanitaria, pago de impuestos, registros, permisos especiales, trato con sindicatos, etcétera. En este aspecto también se deben considerar los documentos de viaje que será necesario tramitar tales como visas, permisos y autorizaciones necesarias.

Evaluación de la gira
Una gira también debe ser susceptible de evaluarse, y lo conveniente es establecer los puntos que interesa analizar y que, de alguna manera, se refieren a cada uno de los aspectos durante la planeación, organización y realización de la gira, además de los temas sugeridos respecto a las actividades del gerente. Lo que se recomienda es elaborar un formato en el que se califique numéricamente cada uno de los puntos y actividades, otorgando valores a cada número (5 Excelente, 4 Muy bien, 3 Bien, 2 Regular, 1 Deficiente) para que después, junto con la valiosa información contenida en la bitácora de trabajo, se pueda redactar el informe general argumentando con profundidad cada uno de los puntos, destacando los aciertos y aspectos positivos, mencionando los problemas y aspectos negativos y, finalmente, sugiriendo soluciones para futuras experiencias.


 

Al terminar una gira, el  gerente debe cerciorarse de que los elementos de la producción sean embalados y resguardados adecuadamente; que las cuentas y comprobaciones de gastos sean eficientes y claras; que la evaluación y el informe de actividades sean oportunos y objetivos; que los materiales de prensa e impresos obtenidos, junto con los documentos de trabajo, sean archivados organizadamente. Además, es muy importante agradecer, de preferencia por escrito o a través de una llamada telefónica, a las personas, organizaciones, instituciones y todos quienes hicieron posible la realización de la gira, o que de alguna manera o en algún momento facilitaron algo a la compañía; particularmente, en el caso del productor y de su equipo de trabajo habrá que reconocer su trabajo, organización y hospitalidad. Resulta interesante poder conocer la opinión del productor pocos días después de que atendió a la compañía, y se le puede solicitar una carta de recomendación que será de gran utilidad para futuras experiencias de gira.

Para concluir, insisto en la importancia que tienen la comunicación, el control y el seguimiento de los aspectos tratados aquí, pues el éxito y la buena experiencia en gira dependerán, en gran medida, de que estos se cumplan permanentemente. Asimismo, no está de más recordar que la producción ejecutiva de espectáculos escénicos es, sobre todo, planeación, organización y prestancia para realizar el trabajo con profesionalismo y entrega.

 

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